9 sinais de que seu TI está implorando por um cuidado melhor

Quando a empresa é pequena, em alguns casos média, dizemos que nós não precisamos fazer investimentos para "alimentar" ou manter a infraestrutura de tecnologia forte, não é mesmo?

Quando a empresa é pequena, em alguns casos média, dizemos que nós não precisamos fazer investimentos para "alimentar" ou manter a infraestrutura de tecnologia forte, não é mesmo? Quem nunca ouviu dizer que  - só preciso de uma internet funcionando e os colaboradores gravam seus dados em seus computadores.  Bom, depois que crescemos, fica mais difícil cuidar da manutenção devido a quantidade de necessidades represadas e os investimentos, antes pequeno, agora se tornam grandes.

Nós sabemos que nossa empresa precisa de certas quantidades de melhoria em tecnologia, e se ela não receber, os seus resultados vão te dar sinais de que a empresa não está "ingerindo os alimentos necessários" (soluções, infraestrutura, serviços...) para suprir a necessidade do "seu corpo", seus colaboradores. Aqui estão alguns sinais com que você deve se preocupar:

1. Conheça a necessidade dos seus usuários
É importante saber as dificuldades que seus usuários enfrentam no dia a dia e levar essas questões em consideração na hora de planejar um ambiente de T.I.. Lembra-se se seus colaboradores não estão satisfeitos ou não estão atendidos pela infraestrutura de T.I. que necessitam, o resultado da sua empresa será diretamente afetado e consequentemente seus clientes farão paralelos com outras empresas que os atendem.

2. Escolha as soluções corretas para sua empresa
É importante conhecer as tecnologias que podem auxiliar seu negocio e trazer vantagens competitivas para sua empresa. Selecionar entre as tecnologias disponíveis no mercado as quais realmente podem trazer benefícios para sua empresa e seus usuários. Aqui vale lembrar que a decisão de se implementar na infraestrutura interna ou em cloud ou de forma mista está diretamente ligada ao planejamento de T.I. para o negócio atual e futuro.

3. Estabeleça suas metas e objetivos claramente
É importante que os objetivos estabelecidos sejam realistas e que, acima de tudo, se encaixem no orçamento.
Lembra-se a decisão de compra não é técnica é financeira - No final a forma como se defini as metas definirá a forma e a velocidade como o desembolso será feito.
Apesar de muitas empresas ainda verem o T.I. como um custo, pense que sem ele a sua empresa não sobreviveria, então comece a vê-lo como investimento, e como todo investimento, tem que haver retorno, que deve estar previsto no planejamento de T.I..

4. Tenha uma previsão do seu crescimento
É importante que seu ambiente esteja preparado para absorver o crescimento da demanda dos usuários de uma forma dinâmica e escalável.
Essa previsão tem que ser constantemente validada, se possível tenha um relatório do crescimento da base de dados da empresa, assim como a necessidade de crescimento de equipamentos, softwares e serviços que manterão sua empresa preparada para as novas demandas. Parece obvio, mas vai por mim, não é. A maioria das empresas não tem a menor idéia de como criar, manter e mensurar esses indices de crescimento.

5. Crie um plano de ação
Saber o que fazer, e quando fazer, é crucial para que você se organize, otimize seus esforços e tire todos os benefícios a cada nova implementação.
Não deixe para planejar quando os problemas surgirem! Faça um plano e mantenha-o atualizada de acordo com as necessidades atuais e futuras.
Converse com usuários, gestores e tenha uma reunião de avaliação periódica para validar o quanto atual seu plano está em relação às necessidades e desejos dos colaboradores e do mercado que sua empresa está.

6. Documente tudo!
Uma documentação sempre atualizada e de fácil acesso será um alicerce essencial para sua tomada de decisão.
Existem várias soluções, softwares que podem auxiliar no registro e na manutenção de uma documentação.
Tenha um service desk ativo - crie, entre os colaboradores a cultura de registrar seus problemas a fim de gerar um histórico das ações atendidas e ajudar a equipe de suporte quanto aos problemas e as prioridades.
É fundamental que a resposta e o acompanhamento a um problema ou uma solicitação seja feita de perto. Um gestor de service desk com experiencia e alguns procedimentos de ação ajudam.

7. Mantenha o rumo
Não permita que seu plano seja comprometido por desvios e fatores externos, minimizar esses impactos é primordial para manter o caminho em busca dos objetivos que foram estabelecidos.
Você pode não conseguir que seu plano seja implementado na integra, a empresa é um organismo em mudança constante, porém é primordial que você mantenha o rumo. Em uma tormenta o barco desvia do caminho, mas cabe ao capitão rever o plano e corrigir o rumo. 

8. Oriente seus usuários
É muito importante a orientação dos usuários no entendimento dos processos e na utilização das ferramentas que forem incorporadas ao seu ambiente de T.I. de forma que todos se beneficiem ao máximo de cada nova solução implementada. Criar uma cultura em uma empresa não é fácil, mas é fundamental para o sucesso do coletivo. Seus usuários, colaboradores, gestores precisam ter informações claras do que está acontecendo e eles também precisam ser orientados a dar as informações corretas para que as soluções sejam dadas o mais rápido possível.

9. Treine sua equipe técnica
É primordial ter uma equipe técnica com o conhecimento necessário a manter tudo de acordo com o que foi estabelecido e orientar seus usuários no dia a dia.
Se você não tem uma equipe com experiência para planejar e orientar os usuários não se desespere. Procure ajuda de uma empresa que possa trazer essa experiência, treinar sua equipe para que ela possa tocar o ambiente de tecnologia no dia a dia. 



Marcos Alpha - Uóólly